Wat de verschillende soorten locaties zijn, en welke functies u per type tot uw beschikking heeft — met de stappen voor bijvullen, leveren, overdragen en verwerken.
Beginnen
Een locatie is een vestiging of werkplek binnen uw organisatie: een winkel, een horecazaak, een magazijn, een aanvoerpunt of een verwerkingsplek. Na het inloggen ziet u in het hoofdmenu eerst de algemene functies en daaronder al uw locaties.
Het hoofdmenu bestaat uit twee delen:
De algemene tegel Stamgegevens en het beheer van artikelen, schermen enz. staan in een aparte handleiding: EBWS Cloud — Stamgegevens. Deze handleiding gaat over de locaties zelf en wat u per locatietype kunt doen. Hoe u inlogt en navigeert, leest u in Aan de slag.
Beginnen
Klik in het hoofdmenu op een locatietegel. U opent dan het locatiemenu: een set tegels met alle functies die voor díe locatie beschikbaar zijn. Met Terug keert u terug naar het hoofdmenu.
Het locatiemenu is niet voor iedereen gelijk. Drie dingen bepalen welke tegels verschijnen: het locatietype (een magazijn toont andere functies dan een winkel), de status (virtueel of EBpos) en uw persoonlijke rechten. Sommige functies vereisen daarnaast dat uw omgeving de batch- of Track & Trace-module heeft.
Locatietypes
Elke locatie heeft een vast type. Het type bepaalt waar de locatie voor dient en welke functies in het locatiemenu verschijnen. Er zijn vijf types, elk met een eigen icoon.
Een verkooppunt/winkel waar artikelen aan klanten worden verkocht. Hier draait de kassa; u vindt er omzetrapportage en de prikklok.
Een horecazaak (café/restaurant). Vergelijkbaar met Verkoop, maar met Bestellingen (tafels) in plaats van voorraadbeheer.
Een opslagplek die voorraad bewaart en winkels bevoorraadt. Hier maakt u leveringen en boekt u overdrachten.
Een aanvoer-/inkooppunt voor binnenkomende (bulk)goederen. Hier legt u Reserveringen vast.
Een verwerkingsplek waar goederen worden bewerkt of omgepakt. Hier beheert u bags: Delete bags, Grind bags en Waste bags.
Locaties worden vaak per reeks genummerd (winkels laag, magazijnen 10–99, enzovoort), maar dat is alleen een afspraak. Het échte type ligt vast in de instelling van de locatie, niet in het nummer.
Locatietypes
Naast het type heeft elke locatie een status. Die bepaalt of er een fysieke kassa aan de locatie hangt — en daarmee of bepaalde functies beschikbaar zijn.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| EBpos | Een locatie met een fysieke kassa/terminal. Alleen hier verschijnt de tegel Stamgegevens om de stamgegevens van de locatie te bewerken. |
| Virtueel | Een locatie zonder fysieke kassa — alleen in software. Een virtueel magazijn gebruikt u bijvoorbeeld voor Bijvullen en Levering maken. |
| Uitgeschakeld / inactief | Een locatie die (nog) niet actief is. Uitgeschakelde locaties verschijnen niet in het hoofdmenu en zijn niet te openen. |
Sommige functies vragen een combinatie. Zo verschijnen Bijvullen en Levering maken alleen bij een MAGAZIJN dat tevens virtueel is, en Stamgegevens alleen bij een locatie met status EBpos.
Functies
Het locatiemenu toont de functies van de geopende locatie als tegels. Hieronder staan ze gegroepeerd per thema, met telkens een markering voor welk(e) locatietype(s) de functie verschijnt.
De markeringen: VERKOOP HORECA MAGAZIJN AANVOER VERWERK ALLE
…uw recht voor die functie en soms een module: batch (voor bags, leveringen, overdracht, reserveringen en verwerken) of Track & Trace. Heeft u het type goed maar mist u toch een tegel, dan ligt het aan uw rechten of een module. Neem in dat geval contact op met uw beheerder.
Functies
In één tabel: welke functie verschijnt bij welk locatietype. Een ✓ betekent dat de functie voor dat type bestaat (mits u het juiste recht en eventueel de module heeft). De voorwaarden per functie staan in de detailparagrafen hierna.
| Functie | Verkoop | Horeca | Magazijn | Aanvoer | Verwerk |
|---|---|---|---|---|---|
| Dagcijfers | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Omzet Historie | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Prikklok † | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Voorraad overzicht | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Voorraad Lijst | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mutaties | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bags | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Track and Trace | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bijvullen | – | – | ✓* | – | – |
| Levering maken | – | – | ✓* | – | – |
| Levering Overzicht | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Overdracht | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Overdracht Overzicht | – | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bestellingen | – | ✓ | – | – | – |
| Reserveringen | – | – | – | ✓ | – |
| Delete / Grind / Waste bags | – | – | – | – | ✓ |
| Stamgegevens | Alle types — mits status EBpos | ||||
* MAGAZIJN met status virtueel.
† De tegel Prikklok wordt getoond op recht 15001 (hetzelfde recht als Omzet Historie).
Een ✓ betekent dat de functie voor dat type bestaat. Of u de tegel ook echt ziet, hangt af van uw recht bij die locatie en — waar aangegeven — van een module. De benodigde rechten staan per functie hieronder.
Functies in detail
Deze functies draaien om de verkoopcijfers en de uren van het personeel. Ze verschijnen bij VERKOOP en HORECA.
Dagcijfers VERKOOP HORECADe omzet van vandaag in één oogopslag: Overzicht (omzet, aantal klanten, omzet per klant, aanslagen, eerste/laatste transactie), plus overzichten Omzet per verkoper, Artikel omzet, Categorie, Betaalwijze en grafieken (o.a. Omzet per uur). Vereist recht 10001. De dag rolt om 05:00 om: vóór 05:00 ziet u nog de cijfers van gisteren.
Omzet Historie VERKOOP HORECADezelfde cijfers over een zelfgekozen periode, om dagen of weken te vergelijken. Kies bovenaan een periode bij Start | en Eind | en klik op Verstuur (standaard: de afgelopen 7 dagen t/m gisteren). Vereist recht 15001.
Prikklok VERKOOP HORECADe geklokte werktijden van het personeel op deze locatie, over een gekozen periode: een totalentabel per medewerker (Nummer / Naam / Uren) en een detailtabel per in-/uitklok. De tegel verschijnt op recht 15001.
Functies in detail
Het inzien van de voorraad. Beschikbaar bij alle types behalve HORECA — behalve Mutaties, dat overal kan.
Voorraad overzicht VERKOOP MAGAZIJN AANVOER VERWERKDe actuele voorraad als een blokkenwand: één gekleurd blok per artikel dat met een kleur (rood/oranje/groen/blauw) laat zien hoe de voorraad tussen de min- en max-waarde staat. Bovenaan een balk met o.a. de laatste synctijd. Vereist recht 10101. Het scherm ververst zichzelf en heeft geen «Terug»-knop; gebruik de terugknop van uw browser.
Voorraad Lijst VERKOOP MAGAZIJN AANVOER VERWERKDezelfde voorraad als een tabel. Vereist recht 10101.
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Art | Het artikelnummer. |
| Omschrijving | De naam van het artikel. |
| Aantal | De huidige voorraad. Bij een virtuele locatie (en met recht 10330) is dit een invulveld met per regel een knop Update om het aantal te corrigeren. |
| Gram C | Het gewicht/graminhoud (afkorting voor «gram content»). |
| Bevat | De inhoud per eenheid. |
Mutaties ALLEAlle voorraadmutaties (verkopen, bijvullingen, correcties enzovoort) van de locatie. Verschijnt bij elk type, mits u recht 15010 heeft. Bovenaan een filterbalk: bereiken voor Datum, Product, Verkoper en Locatie, plus aanvinkbare mutatiesoorten (Verkoop, Bijvullingen, …). Met Alles aan / Alles uit zet u alle soorten aan of uit; met Verzend past u het filter toe. Zonder filter ziet u de mutaties van gisteren en vandaag.
Functies in detail
Het volgen van producten in genummerde bags (zakken met een QR-label). Beschikbaar bij alle types behalve HORECA, en alleen als de bijbehorende module actief is.
Bags VERKOOP MAGAZIJN AANVOER VERWERKHet overzicht van de bags op deze locatie, samengevat per artikel (aantal bags, inhoud, gram). Klik op Show bags om de losse zakken van een artikel uit te klappen; elke zak toont zijn track-and-trace-status als icoon. Vereist recht 10201 en de batch-module. De tabelkoppen zijn Engels («Art», «Name», «Bags», «Amount», «Grams»).
Track and Trace VERKOOP MAGAZIJN AANVOER VERWERKBedoeld om een bag/product door de keten heen te volgen. De tegel verschijnt met recht 10201 en de Track & Trace-module.
Het scherm Track and Trace is nog niet afgerond: het toont op dit moment vaak nog geen gegevens of een foutmelding. Wilt u de historie van een individuele bag zien, gebruik dan de zaktrace via Bags (of de batch-detailschermen). Neem contact op met uw beheerder als u Track & Trace nodig heeft.
Functies in detail
Functies voor het bevoorraden en verplaatsen van voorraad tussen locaties. Vooral voor MAGAZIJN, deels ook AANVOER en VERWERK. Alle vereisen de batch-module.
Een magazijn bestaat in twee varianten — een virtueel magazijn (alleen in software) en een EBpos magazijn (met fysieke kassa) — en die hebben niet hetzelfde menu:
| Functie | Virtueel | EBpos |
|---|---|---|
| Voorraad overzicht / lijst | ✓ | ✓ |
| Mutaties | ✓ | ✓ |
| Bags / Track & Trace | ✓ | ✓ |
| Levering Overzicht | ✓ | ✓ |
| Overdracht / Overdracht Overzicht | ✓ | ✓ |
| Bijvullen | ✓ | – |
| Levering maken | ✓ | – |
| Stamgegevens | – | ✓ |
Bijvullen MAGAZIJN (virtueel)Vul de voorraad van een virtueel magazijn aan door zakken in te scannen. Alleen bij een magazijn met status virtueel; vereist recht 10301.
Levering maken MAGAZIJN (virtueel)Stel een levering samen vanuit een virtueel magazijn en stuur die naar een andere locatie. Vereist recht 10310 op de bestemmingslocatie.
Na Verzend verschijnt géén bevestigingsmelding; de groene regels zijn het teken dat de levering is verstuurd. Rode regels zijn mislukt. In de keuzelijst To Location staan alleen locaties waar u voorraad mag inzien; de huidige locatie en horecalocaties staan er niet bij.
Levering Overzicht MAGAZIJN AANVOER VERWERKDe leveringen van deze locatie van de afgelopen 7 dagen, met per levering de status, de bestemming (To) en het aantal zakken. Klik op een regel om de zakken uit te klappen, en op het QR-icoon in de kolom QR om een leverings-QR te tonen — die scant de ontvangende locatie in (zie hieronder). De tegel verschijnt met recht 10310.
Levering ontvangen MAGAZIJNEr is geen apart «ontvangen»-scherm. U ontvangt een levering door de leverings-QR te scannen op het Bijvullen-scherm van de ontvangende locatie. Vereist recht 10301 op die locatie.
Overdracht MAGAZIJN AANVOER VERWERKEen telling van de zakken op de locatie: u scant alles wat aanwezig is en verwerkt daarna het resultaat. Vereist recht 10320 voor de tegel en de batch-module; het verwerken vereist recht 10330.
Elke keer dat u het Overdracht-scanscherm opent of ververst, start een nieuwe telling — de scans tot dan toe gaan verloren. Scan een telling dus in één keer af en klik daarna op Save. Dit scherm is grotendeels Engelstalig; let op de tikfout Misisng: in de teller.
Overdracht Overzicht MAGAZIJN AANVOER VERWERKDe lijst van alle tellingen van deze locatie, nieuwste eerst, met per telling het aantal correcte, ontbrekende en extra zakken. Klik op een controlenummer om het controle- en verwerkscherm te openen. Vereist recht 10320 en de batch-module. Op zowel het Overdracht Overzicht- als het controlescherm staat bovenaan het vaste woord «Location» in plaats van de locatienaam.
Functies in detail
Eén functie is specifiek voor HORECA. Daarnaast heeft een horecalocatie ook Dagcijfers, Omzet Historie, Prikklok en Mutaties (zie de eerdere paragrafen).
Bestellingen HORECADe openstaande en afgeronde bestellingen (tafels/orders) van de horecalocatie. Verschijnt voor elke horecalocatie (er is geen apart recht voor de tegel nodig).
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Besteld | Wanneer de bestelling is geplaatst. |
| Tafel | Het tafelnummer. |
| Bedrag | Het totaalbedrag van de bestelling. |
| Producten | Het aantal producten op de bestelling. |
| Betaald | Wat er is afgerekend. |
| Status | OPEN (loopt nog) of DONE (afgerond). |
Functies in detail
Specifiek voor AANVOER. Daarnaast heeft een aanvoerlocatie ook de voorraad-, mutatie-, bag-, leverings- en overdrachtfuncties uit de vorige paragrafen.
Reserveringen AANVOERLeg binnenkomende (bulk)inkopen vast als batches. Bovenaan een invulregel om een batch aan te maken (artikel, Gewicht in gr, Prijs, de schakelaar p/gr, aankoopdatum en een opmerking, met de knop Aanmaken); daaronder de lijst met openstaande batches. Per regel opent Edit het batchscherm om de batch te wijzigen en de bijbehorende zakken te zien. De tegel verschijnt bij een aanvoerlocatie met recht 88100 en de batch-module.
De tegel verschijnt op recht 88100, maar het aanmaken en bewerken van een batch (het Edit-scherm) vraagt recht 88010 (Batches bewerken). Mist u dat recht, dan kunt u de lijst wel zien maar niet wijzigen.
Het vastleggen (Aanmaken) en wijzigen (Change) van een reservering werkt in deze versie mogelijk nog niet betrouwbaar. Controleer daarom na het opslaan of de batch echt in de lijst verschijnt, en meld het bij uw beheerder als dat niet zo is.
Functies in detail
Het afboeken van bags met een eindstatus. Specifiek voor VERWERK; alle vereisen de batch-module. Er zijn drie aparte scanners, elk met een eigen uitkomst.
Zakken verwerken VERWERKDeze schermen zijn Engelstalig en tonen géén bevestiging na een scan; een gescande zak verschijnt in de lijst. Er is geen controle op dubbel scannen — scan elke zak dus één keer. De kolom Omschr toont het artikelnummer (niet de omschrijving). Op de Waste bags-pagina staat als kop abusievelijk Grind bags — de bovenbalk toont wél de juiste naam.
Verder
De tegel Stamgegevens verschijnt in het locatiemenu alleen bij een locatie met status EBpos (en met recht 20001). Daarmee beheert u de artikelen, schermen, verkopers, categorieën enzovoort van die locatie.
Het volledige beheer van stamgegevens staat in de handleiding EBWS Cloud — Stamgegevens (EBWS-Stamgegevens-Handleiding.html).
© Electronic Brains — voor intern gebruik. Schermafbeeldingen zijn afkomstig uit een testomgeving en kunnen per installatie afwijken. Welke functies u ziet, hangt af van locatietype, status, rechten en actieve modules.