Rapporten en overzichten samenstellen en downloaden: omzet, mutaties, voorraad, leveringen en meer — vanuit één scherm.
Beginnen
Met Maak overzicht stelt u rapporten samen: omzet, mutaties, voorraad, leveringen, prikklok en meer. De meeste rapporten downloadt u als bestand (Excel of CSV); een paar opent u direct op het scherm. U opent het onderdeel via de tegel Maak overzicht op het hoofdmenu.
De tegel op het hoofdmenu heet Maak overzicht, maar bovenaan het scherm zelf staat de titel Export. Het gaat om dezelfde pagina.
Om het scherm te zien heeft u het recht voor de tegel Maak overzicht nodig. Per rapport geldt daarnaast één van de drie exportrechten:
Mist u een rapport, de tegel of een knop, dan heeft u het bijbehorende recht niet. Vraag uw beheerder om het recht toe te kennen — hoe rechten werken, leest u in de handleiding Gebruikers & rechten.
Een paar rapporten verschijnen alleen als uw omgeving de Track & Trace-module heeft (aangeduid met ‡ in de tabel), en twee rapporten zijn op maat gemaakt en verschijnen alleen in bepaalde omgevingen (aangeduid met †). Ziet u ze niet, dan gelden ze niet voor uw omgeving.
Beginnen
Elke regel in de lijst is een apart rapport met eigen invoervelden. U vult in wat het rapport nodig heeft en klikt op de knop rechts. De algemene werkwijze is telkens hetzelfde.
Bij Download maakt EBWS een bestand en biedt uw browser het aan om op te slaan of te openen — meestal een Excel-bestand (.xlsx), bij Mutaties in periode en Transacties per dag een CSV-bestand (met puntkomma’s). Bij Bekijk opent het overzicht direct op het scherm; met Terug keert u terug naar de lijst.
Bij BF list, Huidige voorraden en Zakken overzicht per locatie zijn de datumvelden uitgeschakeld: die rapporten tonen altijd de actuele stand, ongeacht wat er in de datumvelden staat.
Het scherm controleert elke paar seconden of u nog bent ingelogd. Wordt uw sessie ergens anders beëindigd — bijvoorbeeld doordat u in een ander tabblad uitlogt — dan wordt u automatisch teruggestuurd naar het inlogscherm. Log dan gewoon opnieuw in.
Alle rapporten
Hieronder staan alle rapporten met wat ze tonen, welke velden u invult, welke knop erbij hoort en welk exportrecht ze vragen. Rapporten met † verschijnen alleen in bepaalde omgevingen; met ‡ alleen als uw omgeving Track & Trace heeft.
| Document | Wat het toont | Invoer | Knop | Recht |
|---|---|---|---|---|
| Omzetten | Omzet van één locatie, met tabbladen per artikel, per categorie (incl. btw-splitsing), per verkoper en per dag. | Begin, Eind, lokatie | Download | Omzet |
| Artikel omzet in periode | Omzet per artikel binnen een artikelbereik, per winkel plus een totaaltabblad. | Begin, Eind, Artikelen | Download | Omzet |
| Kas handelingen | Handmatige kas-in- en -uitboekingen per winkel. | Begin, Eind | Download | Omzet |
| Verkoper opk | Omzet per verkoper per winkel, met aantal klanten en gemiddelde per klant. | Begin, Eind | Download | Omzet |
| Mutaties in periode | Alle mutaties van een locatie in de periode, als CSV-bestand. | Begin, Eind, lokatie | Download | Mutaties |
| Transacties per dag | Transactieregels per dag voor een locatie, als CSV-bestand. | Begin, Eind, lokatie | Download | Mutaties |
| Bijgevulde zakken + mutatie check | Bijgevulde zakken plus een controle tegen de bijbehorende mutaties, voor een locatie. | Begin, Eind, lokatie | Download | Mutaties |
| Restock overzicht | Bijvul-totalen per gewogen artikel per winkel. | Begin, Eind | Download | Mutaties |
| Aflever overzicht | Zakken die naar een gekozen locatie zijn geleverd, per artikel en per bronlocatie. | Begin, Eind, lokatie (naartoe) | Download | Mutaties |
| Leveringen vanaf | Zakken die vanaf een gekozen locatie zijn verstuurd, per artikel, met een tabblad per levering. | Begin, Eind, lokatie (vanaf) | Download | Mutaties |
| Huidige voorraden | De actuele voorraad per artikel per locatie. | geen (actuele stand) | Download | Voorraad |
| Voorraad snapshot | De voorraad zoals die op één gekozen datum was vastgelegd, met een tabblad per locatie. | 1 datum | Download | Voorraad |
| Zakken overzicht per locatie | De actuele zakvoorraad (aantal en grammen) per artikel per locatie. | geen (actuele stand) | Download | Voorraad |
| Voorraad Bekijken | Opent op het scherm de complete voorraad over alle locaties, met prijskolommen. | geen | Bekijk | Voorraad |
| Winkel Voorraad | Opent op het scherm de gekleurde voorraadmatrix per locatie (Voorraad overzicht per locatie). | geen | Bekijk | Voorraad |
| Voorraad verkoop overzicht ‡ | Zoals Huidige voorraden, met een extra kolom Verkoop Afgelopen Week. | geen (actuele stand) | Download | Voorraad |
| Reserveringen overzicht | Inkoop-reserveringen per batch, met verwerkte, gruis- en waste-grammen. | Begin, Eind | Download | Export |
| Prikklok | Klok-in-/klok-uit-paren per verkoper met gewerkte uren, plus totalen per verkoper. | Begin, Eind, lokatie | Download | Export |
| Besteladvies (TnT) ‡ | Besteladvies voor 30 dagen over de gekozen locaties, met trend t.o.v. de vorige periode. | Begin, Eind, locaties | Download | Export |
| BF list † | Vaste vergelijking van voorraad en verkoop over de laatste drie volle weken (op maat). | geen (vaste periode) | Download | Omzet |
| Bulldog list † | Begin-/eindvoorraad plus verkoop en verlies per artikel (op maat). | Begin, Eind | Download | Omzet |
In de kolom Recht staat welk exportrecht het rapport vraagt: Omzet = Export omzet, Mutaties = Export mutaties, Voorraad = Export voorraad. Export betekent dat één van de drie exportrechten volstaat. De kolomkop lokatie is met kleine letter geschreven; enkele rapportnamen zijn Engels (BF list, Bulldog list, Verkoper opk).
Veelgebruikte rapporten
Het rapport Omzetten geeft de omzet van één locatie over een periode, uitgesplitst in overzichtelijke tabbladen. Dit is het meestgebruikte omzetrapport.
Het bestand bevat tabbladen voor omzet per artikel, per categorie (met btw-percentage, bedrag exclusief btw en het btw-bedrag), per verkoper en per dag.
Wilt u de omzet per verkoper met klantaantallen? Gebruik Verkoper opk. Voor handmatige kas-boekingen is er Kas handelingen. Beide vragen ook het recht Export omzet.
Veelgebruikte rapporten
Het rapport Artikel omzet in periode toont de omzet per artikel over een periode, voor een reeks artikelnummers. Handig om de verkoop van bepaalde artikelen te vergelijken.
Het bestand bevat een tabblad per winkel plus een totaaltabblad, met per artikel onder meer aantal, bedrag, inkoop, verkoopprijs, categorie en groep.
Veelgebruikte rapporten
Het rapport Mutaties in periode geeft alle mutaties van één locatie in een periode: verkopen, bijvullingen, kortingen, betalingen enzovoort. U krijgt een CSV-bestand (met puntkomma’s als scheidingsteken), handig om verder te verwerken in Excel.
In het bestand staat per regel onder andere de soort mutatie (een tweeletterige code), het artikel, het aantal, het bedrag, de verkoper, de categorie en de groep. Wat de soort-codes betekenen, leest u bij Mutatiesoorten.
Levert de gekozen periode weinig of niets op, dan verschijnt in plaats van een bestand de (Engelse) tekst “No data found for the given date.” Kies dan een periode met meer gegevens. Voor Transacties per dag geldt bovendien: zonder geldige locatie ziet u “Selecteer een geldige locatie.”
Veelgebruikte rapporten
Voor de voorraad zijn er zowel downloads als twee schermweergaves. Ze vragen allemaal het recht Export voorraad.
U ontvangt een Excel-bestand met per artikel de voorraad per locatie, plus totaalkolommen. Wilt u een voorraad van een eerdere datum? Gebruik dan Voorraad snapshot en kies één datum.
Twee regels openen de voorraad direct op het scherm met de knop Bekijk:
Bij Winkel Voorraad staat een melding dat de cijfers “elke minuut” worden ververst. In de praktijk verandert er niets tot u de pagina echt opnieuw laadt. Wilt u zeker de nieuwste cijfers, herlaad dan de pagina. Let ook op: in Winkel Voorraad verschijnen alleen artikelen die als voorraadartikel zijn ingesteld.
Wilt u de voorraad in zakken zien (aantal en grammen per artikel per locatie), gebruik dan de download Zakken overzicht per locatie.
Naslag
In de mutatie-rapporten (zoals Mutaties in periode) staat bij elke regel een soort: een tweeletterige code die aangeeft wat voor mutatie het is. Hieronder staan de codes met hun betekenis.
| Code | Naam | Betekenis |
|---|---|---|
| VE | Verkoop | Verkoop (omzet). |
| BY | Bijvullingen | Bijvulling van de voorraad (restock). |
| KO | Korting | Korting. |
| BW | Betaalwijze | Betaalwijze-boeking. Let op: bij deze regels bevat de aantal-kolom het betaalwijze-nummer, niet een aantal. |
| DI | Diversen | Diverse boeking; met categorie 99 zijn dit de kas-handelingen. |
| RE | Representatie | Representatie (weggegeven / promotioneel). |
| EV | Eigen Verbruik | Eigen gebruik / eigen verbruik. |
| AK | Aantal Klanten | Klantenteller (aantal klanten). |
| VV | Voorraad Verschil | Voorraadverschil (telling vs. verwacht). |
| VC | Voorraad Corr. | Voorraadcorrectie. |
| IK | Inkoop | Inkoop / intake (in de lijst negatief getoond). |
| RS | Restanten | Restanten / overschot. |
| GR | Gruis | Gruis (vermalen product). |
| WA | Waste | Waste (afval). |
| BR | Breuk | Breuk. |
| AN | Annuleringen | Annuleringen. |
| EW | Weeg annul. | Weeg-annulering. |
| OB | Overboeking | Overboeking tussen locaties. |
| LV | Levering | Levering. |
| AM / AF | Klok In / Klok Uit | Prikklok: in- en uitklokken (gebruikt in het rapport Prikklok). |
| N / Z | TapAanslag / Tapomzet | Aanslag en omzet via de tapinstallatie. |
| F | Topjes | ‘Topjes’ — een aparte mutatiecategorie. |
Naslag
Ziet u in plaats van een bestand of overzicht een korte melding? Hieronder staat wat de meest voorkomende meldingen betekenen.
| Melding | Wat betekent het / wat doet u |
|---|---|
| No data found for the given date. | Voor de gekozen periode zijn er (nagenoeg) geen gegevens. Kies een periode met meer gegevens. (De melding is in het Engels.) |
| Selecteer een geldige locatie. | Bij Transacties per dag: u heeft geen geldige locatie gekozen. Kies eerst een locatie. |
| Geen geldige locatie opgegeven. | Bij Bijgevulde zakken + mutatie check: kies een geldige locatie en probeer opnieuw. |
| Geen locaties geselecteerd. | Bij Besteladvies (TnT): kies eerst één of meer locaties in de lijst. |
| Geen toegang | Bij Besteladvies (TnT): dit rapport is alleen beschikbaar als uw omgeving Track & Trace heeft. Neem contact op met uw beheerder. |
Verder
Dit was de handleiding Maak overzicht. De andere onderwerpen staan in aparte handleidingen — klik op een kaart om die te openen.
Inloggen (met tweestapsverificatie), het hoofdmenu, navigeren en uw eigen account.
De vijf locatietypes en welke functies u per type heeft: verkoop, voorraad, leveringen, bags en meer.
Gebruikers aanmaken, rechten per locatie toewijzen, tweestapsverificatie regelen en groepen beheren.
Artikelen, schermen, verkopers, categorieën, groepen, betaalwijzes, kortingen en barcodes beheren.
© Electronic Brains — voor intern gebruik. Schermafbeeldingen zijn afkomstig uit een testomgeving en kunnen per installatie afwijken.